Come pulire il database dell’Email Marketing passo dopo passo

La pulizia del database influisce sull’efficacia delle campagne di email marketing. Trascurare la pulizia degli elenchi di iscritti nella tua base di dati può portare a un blocco generale dei messaggi inviati. Alcune conseguenze possono essere: un aumento della frequenza di rimbalzo, una deliverability più limitata e perfino un danno alla tua reputazione.

L’invio di e-mail a utenti che nemmeno le aprono, l’acquisto di liste da terze parti o cadere nelle trappole spam sono fattori che rendono improbabile il fatto che i tuoi messaggi raggiungano le caselle di posta degli iscritti. Eseguire la manutenzione del registro ti aiuterà a migliorare i tassi di consegna delle tue operazioni di email marketing, riducendo al contempo i costi, poiché sarà composto da utenti con una connessione effettiva.

È importante rendersi conto che questo è il fondamento di qualsiasi campagna di email marketing professionale. Non è quindi un’inezia mantenere gli elenchi in condizioni ottimali di funzionamento. In questo articolo ti aiutiamo a pulire la lista dei contatti e a massimizzare i risultati del tuo mailing.

Che cos’è la pulizia dei dati nell’email marketing?

La pulizia delle informazioni nell’email marketing è il processo per raffinare i dati errati dalla propria lista. In altre parole, si tratta di gestire i database per eseguire una di queste azioni:

• Eliminare i contatti duplicati.
• Esaminare e correggere gli indirizzi e-mail scritti male.
• Identificare gli utenti poco rilevanti o con zero interazioni.

Una buona manutenzione ti aiuterà ad avere un elenco più affidabile e utile nelle tue campagne di mailing. La coerenza della tua base di dati ti risparmierà molti problemi in futuro e probabilmente aumenterà il ROI delle tue operazioni commerciali.

Anche avere un registro di iscritti sporco influisce notevolmente sulle tue metriche. Se non disponi di contatti con le caratteristiche sopra descritte, non puoi effettuare studi chiari sulle prestazioni delle tue campagne. Probabilmente noterai un minor rendimento, poche aperture, pochi clic, zero conversioni e, in generale, pochissime interazioni. Questo significa solo una cosa: stai inviando i tuoi messaggi alle persone sbagliate e ciò che devi fare è ordinare il database degli indirizzi.

Pulire la base di dati dell’email marketing porta a questi vantaggi:

• Migliori la tua reputazione.
• Eviti i reclami per spam.
• Potenzi la tua capacità di consegna dei messaggi.
• Massimizzi le conversioni.
• Ottieni campagne più redditizie.
• Puoi misurare meglio i risultati.
• Riesci a fidelizzare i tuoi iscritti.

Quando pulire il database delle e-mail?

Frequentemente i registri possono diventare obsoleti. Questo accade perché lo stato degli indirizzi di posta elettronica e altri dati dei contatti cambiano continuamente. In alcuni casi, ciò è dovuto a questioni tecniche; ad esempio, quando un iscritto decide di cambiare account perché la sua casella di posta in arrivo è piena. In altri, è provocato dal comportamento degli utenti.

Ci sono situazioni in cui gli iscritti che hanno sempre aperto le tue e-mail smettono di farlo. Forse perché non sono interessati a ciò che stai proponendo. O semplicemente perché non hanno il tempo di leggere tutte le proposte che ricevono. Questi contatti non sono più di valore, e, di fatto, influiscono in modo significativo sulle tue operazioni promozionali. Per questo motivo è necessario fare pulizia ed eliminare gli utenti che non interagiscono con i tuoi invii.

Perché è così importante pulire il database?

Ci sono diverse ragioni valide per cui tale manutenzione non è una scelta, ma un obbligo per campagne di email marketing efficaci. Ecco alcuni fattori chiave per cui dovresti dare priorità a questa mansione:

1.- Eviti lo spam

Sicuramente conoscerai già i filtri antispam. La maggior parte  si basa su alcuni criteri molto specifici che determinano se il tuo messaggio arriverà alla casella di posta in arrivo principale o finirà classificato come spam.

In quest’ultimo caso, se le tue e-mail sono contrassegnate come spam da una certa percentuale di destinatari, possono essere catalogate come tali. I provider di posta elettronica le invieranno di default a questa sezione.

Tutto ciò si risolve con una buona igiene della lista. Con MDirector hai anche la possibilità di effettuare prove attraverso un test antispam che aiuta a valutare i criteri della tua operazione promozionale prima di inviarla e ti dirà se rientri nei parametri richiesti dai filtri.

2.- Rispetti la normativa del RGPD

Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (RGPD) sta diventando sempre più severo in Europa. Devi avere il consenso esplicito di ogni contatto della tua lista. Per quanto possibile, dovresti fare di più e implementare un sistema di double opt-in. Ti basta inviare un’e-mail di conferma in cui gli iscritti decidono se rimanere nel tuo database. Il consenso è indispensabile per essere inseriti nell’elenco.

Otterrai così grandi benefici, impedendo la registrazione di account falsi o errati ed evitando alcune gravi sanzioni, visto che rispetterai rigorosamente il RGPD. Un altro aspetto importante è che non avrai nella tua lista iscritti disinteressati, dato che tutti coloro che arrivano, fin dall’inizio, hanno accettato di ricevere le tue comunicazioni.

3.- Migliori il tuo rendimento

È importante mantenere la pulizia del tuo elenco perché influirà sul rendimento delle operazioni di email marketing. Non devi considerare solo il volume di utenti presenti nel tuo database. In questi casi, la qualità conta.

È fondamentale che la tua lista di iscritti sia piena di persone interessate, connesse e attente a ciò che invii. In caso contrario, la valutazione sarà compromessa. Avvalerti di iscritti incuriositi ti permetterà di sviluppare le strategie di lead nurturing adeguate, finendo così per migliorare i tuoi dati di engagement.

4.- Mantieni l’integrità dei dati

Esistono vari criteri che le aziende in generale devono soddisfare riguardo al trattamento dei dati per scopi diversi all’interno dell’organizzazione. Quelli principali sono: accuratezza, coerenza, validità e conformità. Quando si puliscono i database dell’impresa, compresi quelli utilizzati per le campagne di email marketing, rimangono pertanto solo dati che sono accurati, coerenti, validi e uniformi.

5.- Migliori la segmentazione

Anche l’organizzazione del registro è essenziale per migliorare l’esperienza dell’utente. Realizzando una buona segmentazione del database, puoi sapere cosa offrire, quando e a chi. In questo modo avrai selezionato gli iscritti più coinvolti e offrirai i tuoi prodotti e servizi in base alle loro specifiche esigenze in ogni momento.

Fare la manutenzione della tua base di dati dell’email marketing ti permette di sapere quali contatti sono duplicati in liste con lo stesso scopo e molti altri problemi che rendono il processo macchinoso e meno efficace. Ricorda che, al momento della sottoscrizione, la persona potrebbe aver commesso degli errori per i quali, alla lunga, dovrai pagare un conto.

Come pulire il database dell’email marketing passo dopo passo

Gli invii a utenti senza engagement, l’acquisto di liste da terze parti o cadere nelle spam trap possono causare gravi problemi al recapito e al ricevimento nella posta in arrivo. Se curi la pulizia delle tue liste dell’email marketing, il risultato sarà quello di avere un elenco di contatti abbastanza pulito e di raggiungere le caselle di posta. Segui il percorso migliore per ottenere una deliverability eccezionale!

Ora che sai quanto è importante mantenere pulite le liste degli iscritti, è il momento di mettersi all’opera e verificare quella che ti sta causando problemi. Per farlo, tieni a mente questi aspetti:

A.- Controlla ed elimina gli hard bounce

Una piattaforma di email marketing come MDirector facilita il tuo lavoro, in quanto elimina automaticamente gli hard bounce, aiutandoti così a conservare una lista di contatti sana. Dispone inoltre di strumenti che aiutano a visualizzare i rimbalzi e le loro cause. In generale, si dividono in rimbalzi morbidi e duri.

1. I rimbalzi morbidi o soft bounce sono quelli causati da un errore temporaneo e probabilmente si risolveranno da soli.
2. Al contrario, i rimbalzi duri o hard bounce sono quelli per i quali non sussiste una soluzione semplice. Se l’indirizzo e-mail non esiste, c’è poco da fare per raggiungere il proprietario.

Il primo passaggio per eseguire la pulizia della lista è rivedere i motivi ed eliminare questi contatti. Si tratta di dati che, come abbiamo visto, possono danneggiare la reputazione del tuo brand durante l’invio delle operazioni commerciali via e-mail, rendendole meno redditizie.

B.- Permetti la cancellazione

Ovviamente hai faticato molto per ottenere i tuoi iscritti e arricchire la tua lista. Ma ricorda che stai puntando sulla qualità e non sulla quantità. È necessario, e obbligatorio per legge, che tu conceda la possibilità di annullare l’iscrizione, aggiungendo un pulsante alla fine di ogni campagna inviata. Alcuni marchi lo nascondono per evitare che gli iscritti si cancellino. Ma a cosa serve un utente che non vuole ricevere i tuoi messaggi e non trova il modo di indicarlo?

Ripulire manualmente i contatti che cancellano l’iscrizione o non vogliono più ricevere le comunicazioni può essere noioso, ma se disponi di un programma di mailing che li rimuove in modo automatico, puoi stare tranquillo. MDirector offre questa funzionalità, dando benefici alla reputazione del tuo dominio e facendoti risparmiare tempo prezioso.

Ricorda che tutte le piattaforme di email marketing hanno piani che includono limiti di iscritti e di invii. Ad esempio, su MDirector la capacità massima è di 5.000 contatti nel piano gratuito, mentre in quelli a pagamento è illimitata. Non sprecare spazio che potrebbe essere occupato da contatti di rilievo e assicurati di avere un pubblico interessato.

C.- Organizza i tuoi lead

Avere iscritti di scarso valore non è positivo. Per evitarlo, puoi impostare operazioni promozionali che portino i tuoi utenti ad appassionarsi a ciò che offri. A tal fine, non c’è niente di meglio che progettare un elenco di lead non qualificati che hai classificato come a basso rendimento.

Potrai così creare azioni concrete per aumentare il loro coinvolgimento e trasformarli in lead qualificati. Ricorda che è utile dividere questi contatti in due tipi: qualificati per il marketing e qualificati per le vendite.

1. I lead qualificati per il marketing sono quelli su cui devi lavorare con comunicazioni che guidino il loro percorso fino a farli diventare clienti.
2. I lead qualificati per le vendite sono quelli pronti per la conversione. A questo punto puoi inviare loro offerte personalizzate in base agli interessi.

D.- Utilizza l’automazione per pulire il tuo elenco delle e-mail

L’automazione nell’email marketing può essere il più grande alleato per ripulire il tuo database. Attraverso determinati strumenti, puoi eseguire automaticamente il debug degli elenchi, che ti aiuterà a essere più efficiente in ogni attività.

Con MDirector è possibile tracciare i contatti per vedere le loro interazioni. Puoi anche osservare la dinamica delle consegne, se le e-mail raggiungono i destinatari, quali sono le percentuali di rimbalzo e qual è la valutazione di ogni contatto.

Integrando altri programmi, puoi impostare scadenze per i contatti, cioè puoi decidere di togliere dal database le persone che non hanno aperto né interagito con i messaggi. Lo stesso vale per gli indirizzi che hanno problemi di scrittura o per quelli che non esistono. In generale, questo è un modo semplice per mantenere la pulizia della tua lista.

La pulizia della base di dati dell’email marketing è fondamentale per far funzionare le tue operazioni commerciali. È quindi di vitale importanza conservare l’ordine e la pulizia di questi registri. Cerca di avere un buon controllo sul tuo registro, per evitare i seguenti aspetti:

• E-mail con errori di sintassi.
• Domini non validi.
• Indirizzi inattivi.
• Bad mail-boxes.

Una lista ottimizzata ti consentirà di realizzare una migliore segmentazione e di controllare i lead qualificati. In questo modo, avrai la possibilità di perfezionare le strategie su cui puntare per ogni segmento.

Con MDirector puoi pulire il database e avere un controllo dell’elenco in modo automatico e semplice. Il nostro sistema di valutazione dei contatti consente di gestire ogni utente in modo appropriato. Potrai così conoscere il livello di engagement della tua lista e quali contenuti funzionano meglio per ogni segmento di utenti.