{"id":121422,"date":"2017-09-18T00:00:00","date_gmt":"2017-09-17T22:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.mdirector.com\/2018\/10\/17\/protocollo-di-crisi-come-risolvere-un-invio-di-mail-errato\/"},"modified":"2024-04-18T16:02:31","modified_gmt":"2024-04-18T14:02:31","slug":"protocollo-di-crisi-come-risolvere-un-invio-di-mail-errato","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.mdirector.com\/it\/blog\/protocollo-di-crisi-come-risolvere-un-invio-di-mail-errato\/","title":{"rendered":"Protocollo di crisi: come risolvere un invio di mail errato"},"content":{"rendered":"<div style=\"margin-top: 0px; margin-bottom: 0px;\" class=\"sharethis-inline-share-buttons\" ><\/div><p><link rel=\"preload\" as=\"image\" href=\"https:\/\/www.mdirector.com\/wp-content\/uploads\/2022\/04\/base-crisis-email-1-1.jpg\" imagesizes=\"(max-width: 1100px) 100vw, 1100px\" \/><img decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-78173 size-full\" src=\"https:\/\/www.mdirector.com\/wp-content\/uploads\/2022\/04\/base-crisis-email-1-1.jpg\" alt=\"\" width=\"653\" height=\"493\" \/><\/p>\n<p>\u00c8 realmente necessario un protocollo di crisi per i tuoi invii via mail? Sicuramente anche tu hai sentito un tuffo al cuore subito dopo aver premuto il pulsante di invio accorgendoti di aver inserito un destinatario errato o un contenuto sbagliato.<\/p>\n<p>Non preoccuparti. Non tutto \u00e8 perduto. C\u2019\u00e8 sempre un modo per risolvere questa situazione. Soprattutto se disponi di un protocollo di crisi previo per casi di questo tipo. Un documento in cui si specificano le azioni ideali per risolvere questi possibili problemi.<\/p>\n<div id=\"ez-toc-container\" class=\"ez-toc-v2_0_74 counter-hierarchy ez-toc-counter ez-toc-grey ez-toc-container-direction\">\n<div class=\"ez-toc-title-container\">\n<p class=\"ez-toc-title\" style=\"cursor:inherit\">INDICE DEI CONTENUTI<\/p>\n<span class=\"ez-toc-title-toggle\"><\/span><\/div>\n<nav><ul class='ez-toc-list ez-toc-list-level-1 ' ><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-1\" href=\"https:\/\/www.mdirector.com\/it\/blog\/protocollo-di-crisi-come-risolvere-un-invio-di-mail-errato\/#Quali_sono_gli_errori_piu_comuni\" >Quali sono gli errori pi\u00f9 comuni<\/a><ul class='ez-toc-list-level-3' ><li class='ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-2\" href=\"https:\/\/www.mdirector.com\/it\/blog\/protocollo-di-crisi-come-risolvere-un-invio-di-mail-errato\/#1_%E2%80%93_Destinatario_errato\" >1 \u2013 Destinatario errato<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-3\" href=\"https:\/\/www.mdirector.com\/it\/blog\/protocollo-di-crisi-come-risolvere-un-invio-di-mail-errato\/#2_%E2%80%93_Inviare_senza_controllare\" >2 \u2013 Inviare senza controllare<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-4\" href=\"https:\/\/www.mdirector.com\/it\/blog\/protocollo-di-crisi-come-risolvere-un-invio-di-mail-errato\/#3_%E2%80%93_Rispondere_a_tutti\" >3 \u2013 Rispondere a tutti<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-5\" href=\"https:\/\/www.mdirector.com\/it\/blog\/protocollo-di-crisi-come-risolvere-un-invio-di-mail-errato\/#4_%E2%80%93_Dimenticare_lallegato\" >4 \u2013 Dimenticare l\u2019allegato<\/a><\/li><\/ul><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-2'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-6\" href=\"https:\/\/www.mdirector.com\/it\/blog\/protocollo-di-crisi-come-risolvere-un-invio-di-mail-errato\/#8_aspetti_di_un_protocollo_di_crisi_per_scusarsi\" >8 aspetti di un protocollo di crisi per scusarsi<\/a><ul class='ez-toc-list-level-3' ><li class='ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-7\" href=\"https:\/\/www.mdirector.com\/it\/blog\/protocollo-di-crisi-come-risolvere-un-invio-di-mail-errato\/#1_%E2%80%93_Scuse_pubbliche_o_private\" >1 \u2013 Scuse pubbliche o private?<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-8\" href=\"https:\/\/www.mdirector.com\/it\/blog\/protocollo-di-crisi-come-risolvere-un-invio-di-mail-errato\/#2-_Il_tempo_e_essenziale\" >2.- Il tempo \u00e8 essenziale<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-9\" href=\"https:\/\/www.mdirector.com\/it\/blog\/protocollo-di-crisi-come-risolvere-un-invio-di-mail-errato\/#3_%E2%80%93_Sempre_in_prima_persona\" >3 \u2013 Sempre in prima persona<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-10\" href=\"https:\/\/www.mdirector.com\/it\/blog\/protocollo-di-crisi-come-risolvere-un-invio-di-mail-errato\/#4_%E2%80%93_Da_te_a_te\" >4 \u2013 Da te a te<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-11\" href=\"https:\/\/www.mdirector.com\/it\/blog\/protocollo-di-crisi-come-risolvere-un-invio-di-mail-errato\/#5_%E2%80%93_Devi_essere_diretto_e_chiaro\" >5 \u2013 Devi essere diretto e chiaro.<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-12\" href=\"https:\/\/www.mdirector.com\/it\/blog\/protocollo-di-crisi-come-risolvere-un-invio-di-mail-errato\/#6-_Le_scuse_vaghe_non_servono\" >6.- Le scuse vaghe non servono<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-13\" href=\"https:\/\/www.mdirector.com\/it\/blog\/protocollo-di-crisi-come-risolvere-un-invio-di-mail-errato\/#7_%E2%80%93_Dai_una_spiegazione_valida\" >7 \u2013 Dai una spiegazione valida<\/a><\/li><li class='ez-toc-page-1 ez-toc-heading-level-3'><a class=\"ez-toc-link ez-toc-heading-14\" href=\"https:\/\/www.mdirector.com\/it\/blog\/protocollo-di-crisi-come-risolvere-un-invio-di-mail-errato\/#8-_Correggi_e_compensa\" >8.- Correggi e compensa<\/a><\/li><\/ul><\/li><\/ul><\/nav><\/div>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"Quali_sono_gli_errori_piu_comuni\"><\/span>Quali sono gli errori pi\u00f9 comuni<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<div class=\"su-youtube su-u-responsive-media-yes\"><iframe width=\"700\" height=\"440\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/jwQ2vPtlcA8?autohide=2&amp;autoplay=0&amp;mute=0&amp;controls=1&amp;fs=1&amp;loop=0&amp;modestbranding=0&amp;rel=1&amp;showinfo=1&amp;theme=dark&amp;wmode=&amp;playsinline=0\" frameborder=\"0\" allowfullscreen allow=\"autoplay; encrypted-media; picture-in-picture\" title=\"\"><\/iframe><\/div>\n<p>Prima di creare un protocollo di crisi \u00e8 importante <strong>conoscere i principali errori che puoi commettere utilizzando l\u2019email per comunicare:<\/strong><\/p>\n[bannerHeroIT]\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"1_%E2%80%93_Destinatario_errato\"><\/span>1 \u2013 Destinatario errato<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n<p><strong>Si tratta dell\u2019errore pi\u00f9 comune e e forse il pi\u00f9 grave.<\/strong> Vuoi inviare un messaggio alla tua collega delle vendite con i risultati annuali ma lo mandi a quello della logistica. Non sembra tanto grave no?<\/p>\n<p>Ovviamente, le conseguenze sono pi\u00f9 drammatiche quando invii al destinatario errato dati sensibili o quando il messaggio \u00e8 offensivo. Il problema sopraggiunge quando devi inviare una mail a un collega riguardo ad una persona terza o quando invii un messaggio inadeguato a un destinatario che non dovrebbe riceverlo. E la dimensione del problema aumenta in base al contenuto della mail.<\/p>\n<p>Per questo,<strong> \u00e8 importante controllare sempre i destinatari o aggiungere la funzione di controllo<\/strong> nella <a href=\"https:\/\/www.mdirector.com\/it\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">piattaforma di emailing<\/a> che utilizzi. Pu\u00f2 salvarti da grandi problemi.<\/p>\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"2_%E2%80%93_Inviare_senza_controllare\"><\/span>2 \u2013 Inviare senza controllare<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n<p>Questo errore \u00e8 abbastanza legato al precedente. Puoi commettere l\u2019errore di inviare un messaggio di posta elettronica senza controllare il suo contenuto n\u00e9 i destinatari. Ci\u00f2 che pu\u00f2 generare un problema. Quindi devi sempre controllare ci\u00f2 che invii.<\/p>\n<p>In questi casi, gli errori ortografici sono tipici. Assicurati di utilizzare un correttore ortografico che ti aiuti a scrivere in maniera adeguata ogni parola del messaggio. E <strong>prenditi tempo per controllare la mail<\/strong>: dal destinatario, al corpo, al subject o al testo alternativo delle immagini. Qualsiasi elemento pu\u00f2 essere decisivo.<\/p>\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"3_%E2%80%93_Rispondere_a_tutti\"><\/span>3 \u2013 Rispondere a tutti<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n<p>Magari a volte ci sono molte persone di diversi uffici che lavorano allo stesso progetto. In questi casi, la catena di email pu\u00f2 trasformarsi in qualcosa di pericoloso. Per questo ti consigliamo di pensare bene quando invii mail a tutti i membri del gruppo.<\/p>\n<p>Non importa che tutti siano coinvolti. Sicuramente non sempre il messaggio serve a tutti. E nessuno ha tempo da perdere. Per questo \u00e8 <strong>importante fare una selezione.<\/strong><\/p>\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"4_%E2%80%93_Dimenticare_lallegato\"><\/span>4 \u2013 Dimenticare l\u2019allegato<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n<p>Se misuri questo errore sulla scala delle catastrofi dell\u2019email marketing \u00e8 uno dei meno problematici. Ovviamente anche se \u00e8 un errore comune e non crea grossi problemi, meglio evitarlo.<\/p>\n<p><strong>La cosa migliore \u00e8 inserire l\u2019allegato prima di cominciare a scrivere il contenuto della mail.<\/strong> Cos\u00ec ti assicurerai di farlo sempre. Ovviamente se questa opzione non ti convince, esistono servizi di posta che scannerizzano le parole \u2018allegato\u2019, per esempio, e verificano se realmente \u00e8 presente.<\/p>\n<p>E se alla fine ti dimentichi di allegarlo, devi inviare un\u2019altra mail con il file scusandoti.<\/p>\n<p>Oltre a questi errori ce ne sono altri meno frequenti. Tra di essi si trovano:<\/p>\n<ul>\n<li>Una mail che contiene un\u2019offerta errata con prezzi sbagliati<\/li>\n<li>Una mail che include link rotti<\/li>\n<li>Un messaggio con problemi di visualizzazione grafica. Pu\u00f2 accadere quando non consideri tutti i dispositivi utilizzati.<\/li>\n<\/ul>\n<h2><span class=\"ez-toc-section\" id=\"8_aspetti_di_un_protocollo_di_crisi_per_scusarsi\"><\/span>8 aspetti di un protocollo di crisi per scusarsi<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h2>\n<p><img decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-78180 size-large\" src=\"https:\/\/www.mdirector.com\/wp-content\/uploads\/2022\/04\/protocolo-crisis-1024x546-1.jpg\" alt=\"\" width=\"1024\" height=\"546\" \/><\/p>\n<p>Nella maggior parte dei casi, la scelta migliore \u00e8 senza dubbio scusarsi. Riconoscere l\u2019errore e chiedere perdono \u00e8 l\u2019azione migliore.<\/p>\n<p><strong>Scusarsi \u00e8 uno dei fattori chiave per fidelizzare i clienti.<\/strong> Le scuse implicano autocritica, una riflessione sull\u2019accaduto. Questo punto \u00e8 essenziale per avanzare.<\/p>\n<p>\u00c8 importante capire l\u2019errore e accettare di essersi sbagliati. Farlo implica sincerit\u00e0. Inoltre devi considerare che l\u2019essere umano \u00e8 predisposto a perdonare gli errori. Per questo il modo in cui lo fai \u00e8 decisivo.<\/p>\n<p>Nel seguente modello di protocollo di crisi troverai i <strong>fattori chiave da considerare per dare una risposta effettiva ai tuoi errori:<\/strong><\/p>\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"1_%E2%80%93_Scuse_pubbliche_o_private\"><\/span>1 \u2013 Scuse pubbliche o private?<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n<p>In questo caso la risposta non \u00e8 evidente. Se il conflitto \u00e8 stato generato in una catena di mail dove c\u2019erano pi\u00f9 persone, le scuse devono essere pubbliche.<\/p>\n<p>Nonostante tutto, <strong>ti consigliamo di parlare e gestire il problema in privato, segnalando la spiegazione pertinente.<\/strong> Cos\u00ec potrai esprimerti meglio, tramite il dialogo.<\/p>\n<p>Ovviamente, nonostante tu abbia risolto il problema con la persona in questione, devi chiarire la situazione con gli altri. In questo modo risolverai del tutto il problema.<\/p>\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"2-_Il_tempo_e_essenziale\"><\/span>2.- Il tempo \u00e8 essenziale<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n<p>Nella gestione di qualsiasi protocollo di crisi, il tempo \u00e8 d\u2019oro. Non aspettare nemmeno un minuto per rimediare all\u2019errore. Soprattutto se si tratta di un conflitto interpersonale. <strong>Non solo conta la scusa ma anche quando agisci.<\/strong> Un problema tra colleghi di lavoro influisce direttamente sul clima lavorativo di tutto l\u2019ufficio. Per questo fallo quanto prima.<\/p>\n<p>In ogni caso \u00e8 importante non essere precipitosi. A volte bisogna riflettere. La maggior parte delle volte se si creano situazioni di tensione \u00e8 necessario un periodo di tempo per digerire l\u2019accaduto e vedere il problema sotto un altro punto di vista. Con pi\u00f9 calma.<\/p>\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"3_%E2%80%93_Sempre_in_prima_persona\"><\/span>3 \u2013 Sempre in prima persona<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n<p>Devi scusarti ammettendo le tue colpe. \u00c8 il momento di dimostrare che sai che sei colpevole. Per questo utilizza frasi in prima persona: \u201c<em>ho commesso un errore<\/em>\u201d, \u201c<em>mi spiace averti fatto sentire cos\u00ec<\/em>\u201d, possono essere buone opzioni.<\/p>\n<p>Cos\u00ec sar\u00e0 chiaro che non cerchi di giustificare le tue azioni e che sei cosciente del danno causato.<\/p>\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"4_%E2%80%93_Da_te_a_te\"><\/span>4 \u2013 Da te a te<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n<p>Non aspettare che una terza persona si occupi del problema. Non aspettare nemmeno che un\u2019altra persona si scusi al posto tuo.<\/p>\n<p>Se sei tu ad esserti sbagliato, devi far fronte alla situazione. \u201c<strong>Mi spiace\u201d \u00e8 una frase composta da due parole ma in grado di risolvere qualsiasi problema.<\/strong> Ma devi pronunciarle tu. Ci\u00f2 aiuter\u00e0 le altre persone ad accettare l\u2019errore e eviter\u00e0 scontri successivi.<\/p>\n[bannerHeroIT]\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"5_%E2%80%93_Devi_essere_diretto_e_chiaro\"><\/span>5 \u2013 Devi essere diretto e chiaro.<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n<p>In un protocollo di crisi \u00e8 <strong>essenziale evitare le generalizzazioni<\/strong>. Le scuse devono essere sincere e dirette. Non cercare di risolvere tutto con un semplice \u201cmi spiace di averti offeso\u201d o \u201cnon era mia intenzione danneggiarti\u201d. L\u2019obiettivo \u00e8 chiarire, dare una spiegazione e non nascondere il problema.<strong> Spiega i motivi che ritieni utili e dimostra che ci hai riflettuto.<\/strong><\/p>\n<p>Se non spieghi le cause, non dimostrerai che hai riflettuto. Invia una risposta pensata. Pu\u00f2 servirti qualcosa come:<\/p>\n<ul>\n<li><em>\u201cHo pensato all\u2019accaduto e vorrei scusarmi con te. Penso di aver agito erroneamente quando ti ho detto XXX e penso di essermi sbagliato\u201d.<\/em><\/li>\n<li><em>\u201cMi spiace aver inviato quella mail mettendo in dubbio il tuo operato. Era un momento critico e sono sciente dell\u2019errore commesso. Mi scuso\u201d.<\/em><\/li>\n<\/ul>\n<p>Come vedi \u00e8 interessante lavorare prima sul contenuto con alcune scuse tipo. Devi metterti al posto delle altre persone e trovare le parole adeguate. E se lo fai prima che l\u2019errore si generi, ancora meglio. Potrai gestire ogni situazione in maniera asettica.<\/p>\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"6-_Le_scuse_vaghe_non_servono\"><\/span>6.- Le scuse vaghe non servono<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n<p>Un altro elemento chiave del protocollo di crisi \u00e8 non compiere azioni errate. Sembra strano ma \u00e8 una pratica molto comune. Per questo <strong>non devi dare la colpa a fattori esterni.<\/strong> Confrontati con la situazione e evita di utilizzare scuse come:<\/p>\n<ul>\n<li><em>\u201cMi spiace, \u00e8 un momento negativo\u201d.<\/em><\/li>\n<li><em>\u201cHo molto lavoro e ho esagerato\u201d.<\/em><\/li>\n<\/ul>\n<p>Ha pi\u00f9 valore dire \u201cEro stressato e ti ho dato la colpa per un errore che ho commesso io\u201d.<\/p>\n<p>Assumiti la responsabilit\u00e0. Dimostra che ci\u00f2 che hai scritto era errato.<\/p>\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"7_%E2%80%93_Dai_una_spiegazione_valida\"><\/span>7 \u2013 Dai una spiegazione valida<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n<p>C\u2019\u00e8 sempre un motivo dietro le tue azioni che pu\u00f2 aiutare a spiegare l\u2019accaduto. Se hai scritto una mail sbagliata e ti penti di averlo fatto, analizza perch\u00e9 \u00e8 successo.<\/p>\n<p>Ti servir\u00e0 per risolvere il problema. Inoltre una buona spiegazione dimostrer\u00e0 che l\u2019accaduto ha una causa concreta.<\/p>\n<h3><span class=\"ez-toc-section\" id=\"8-_Correggi_e_compensa\"><\/span>8.- Correggi e compensa<span class=\"ez-toc-section-end\"><\/span><\/h3>\n<p>Se invii una mail con prezzi errati, ad esempio, non dimenticarti che devi compensarlo in qualche modo. <strong>La ricompensa varr\u00e0 tanto come il perdono<\/strong>. \u00c8 un modo per migliorare la tua immagine e trovare una soluzione.<\/p>\n<p>\u201c<em>Ci spiace per XXX e per questo motivo ti ricompensiamo con uno sconto sul tuo prossimo acquisto<\/em>\u201d. \u00c8 un modo per analizzare l\u2019errore e scusarsi.<\/p>\n<p>Ma gran parte degli errori si evitano utilizzando un <a href=\"https:\/\/www.mdirector.com\/it\/email-marketing\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\">software di email marketing<\/a> professionale come <strong>MDirector.<\/strong> Uno strumento con cui potrai controllare la comunicazione con i tuoi clienti su canali diversi come email, SMS o landing pages gestiti sotto lo stesso tetto. 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