5 consigli per migliorare la scrittura delle tue e-mail

17 Gennaio, 2020 per NewsMDirector
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Migliorare la scrittura delle tue e-mail può portare al successo o al fallimento della tua strategia di Email Marketing. Nonostante il continuo emergere di nuove applicazioni, l’importanza della posta elettronica nelle campagne di marketing digitale è indiscutibile.

L’e-mail è probabilmente lo strumento più stabile nelle strategie di marketing digitale. Gli utenti hanno familiarità con questa funzionalità, ma non è abbastanza per essere efficace. I contenuti sono sempre più importanti in tutti i formati e canali di comunicazione come social network, siti Web, app. Il branded content è sempre più rilevante. Ma importante quanto il contenuto è il modo in cui questo viene presentato.

Nel mondo dell’email marketing, è essenziale migliorare la scrittura delle e-mail. Oltre ai contenuti suggestivi, il modo in cui presenti le tue idee è decisivo.

Passi per migliorare la scrittura delle e-mail

Ecco alcune linee guida per migliorare la scrittura delle tue e-mail:

1.- Scrivi e-mail credibili

Ti consigliamo di scrivere nel modo più professionale possibile. Per questo, è consigliabile trovare un punto di equilibrio tra una scrittura colloquiale e una scrittura aziendale.

Da un lato, dovrebbero essere evitate frasi eccessivamente formali, frasi fatte o pompose. Le sue conseguenze saranno negative e causeranno l’assenza di connessione con il destinatario dell’e-mail e la percepiranno come modello di e-mail.

È importante cercare un tono editoriale che riduca distanze, ma non sia eccessivamente colloquiale. Anche se scrivi il nome del tuo brand o della tua azienda, scrivi come se stessi parlando da persona a persona.

Generare empatia con il tuo interlocutore è molto importante ma non esagerare. Evita di scrivere in un modo eccessivamente vicino. Non sei un membro della famiglia o un amico. Sei una persona che si rivolge direttamente e con un tono gentile. Il gergo, i punti esclamativi eccessivi o le emoticon dovrebbero essere evitati. Non è whatsapp ma non perde prospettiva.

2.- Presentazione e chiusura

La presentazione gioca un ruolo molto importante. Se puoi andare direttamente al destinatario ciò eliminerà molte barriere e se lo fai direttamente, creerai una posizione di maggiore fiducia tra te e lui.

Prova che scrivi in maniera gentile e sincera, non cercare di venderti sempre. Parla del tuo brand, organizzazione o prodotto, ma cerca di informare di più e non scrivere una copy in cui si percepisca che stai vendendo.

Termina con una chiusura adeguata e adattata al tono dell’e-mail. Lascia la tua firma alla fine. È consigliabile che la firma abbia un formato standard. Il motivo è compensare la parte colloquiale della scrittura dell’e-mail con la parte aziendale dell’e-mail. È un modo per il destinatario di supporre che, nonostante la vicinanza e il trattamento nella scrittura, si tratti di una comunicazione di brand.

La firma dell’e-mail deve avere il tuo nome, posizione e numero di telefono di contatto. È anche importante inserire il logo. La firma dovrebbe evitare immagini e caratteri corsivi.

Per quanto riguarda la tipografia, è importante utilizzare una lettera standard e leggibile. Il carattere arial è perfetto per essere letto su qualsiasi dispositivo. Devi anche prendere in considerazione il corpo o la dimensione della lettera, utilizzare una dimensione media, che facilita la lettura e la leggibilità della tua mail.

3.- Strutturare l’email

Una delle premesse della comunicazione è la chiarezza, la concisione e la brevità. La scrittura di un’e-mail non è la scrittura di un rapporto, un dossier o altro formato. Il concetto dell’e-mail si basa sulla sua origine, la lettera. La lettera in quanto tale ha una serie di specificità.

Nella scrittura dell’e-mail, deve essere fatto un esercizio di riflessione preliminare sulla struttura del messaggio. Per migliorare la scrittura delle tue e-mail, in questo senso, dovresti prendere in considerazione: cosa hai intenzione di dire, come hai intenzione di comunicare e a chi.

Anche se sembra strano, il caos spesso abbonda nella scrittura di molte e-mail per questo motivo. Purtroppo ti trovi in situazioni in cui non sei sicuro di ciò che vogliono dirti nell’e-mail.

Che cosa hai intenzione di dire?

Succede perché non vi è stato alcun ordinamento preliminare delle idee. Un esercizio che può aiutarti è quello di scrivere tutto in un documento ordinato. Le idee che vuoi trasmettere dovrebbero essere riflesse in ordine di importanza.

Dopodiché, è consigliabile decidere quante idee trasmetterai nell’e-mail e quale estensione dedicherai. Quando si parla di migliorare la redazione delle e-mail aziendali, il numero di idee scritte non deve essere maggiore di due:

  • La prima idea risponderebbe allo scopo dell’email, informando riguardo al tema.
  • La seconda idea può essere correlata a un altro aspetto che consideri di interesse per l’utente e che è collegato all’idea centrale che presenti.

Questa seconda idea avrebbe la funzione di aggiungere un valore alle informazioni centrali. Un altro obiettivo della seconda idea sarebbe quello di generare feedback tra l’utente e il tuo brand. Invitare l’utente a contattarti per qualsiasi tipo di domanda è un importante elemento strategico da considerare.

4.- Come lo dirai?

Sebbene un’e-mail non sia una notizia, questa formula può aiutarti a gestire una buona comunicazione. Quando si scrive una storia, gli elementi essenziali dovrebbero essere presenti nelle prime righe. Per fare ciò, è necessario rispondere alle domande di base: chi, cosa, quando, dove, come e perché.

In un’e-mail strutturata tramite domande giornalistiche, è importante iniziare con le domande: Chi, Cosa e Perché. Dopo la presentazione, dovresti iniziare il corpo del testo con la tua presentazione: chi sei. Quindi con cosa fai (tu o la tua azienda). Nel terzo caso (perché) indica il motivo per cui scrivi l’e-mail e mettiti in contatto con il destinatario.

L’obiettivo perseguito con questa tecnica è di chiarire al destinatario fin dall’inizio la cosa più importante nella tua e-mail.

Sia nelle parti in cui rispondi riguardo a ciò che fai o alla ragione del tuo contatto; come nella parte del perché; le due idee principali della comunicazione dovrebbero essere subito comunicate.

5.- A chi è diretta la scrittura o qual è lo scopo dell’e-mail

Il modo in cui viene gestita la scrittura dell’e-mail sarà condizionato se ciò che stai per dire riguarda: una promozione, una vendita o le informazioni sul tuo brand.

In questo tipo di e-mail, il tono della formulazione varierà, come descritto. Per migliorare la scrittura delle e-mail in questo formato, è consigliabile posizionare l’idea chiave e l’invito all’azione in alto. In questo modo dirigi l’attenzione del lettore su ciò che vuoi che veda per primo.

Da qui è possibile organizzare il resto delle informazioni da maggiore a minore importanza. In questo caso, e-mail brevi sono più efficaci. Cerca di non essere lungo e non usare più di 150 parole. Ancora una volta, less is more, usa parole brevi e quotidiane. La chiarezza dovrebbe essere l’aspetto più importante, evita acronimi e termini molto tecnici che il lettore dimenticherà. Sii diretto.

Strutturare visivamente la scrittura

Un modo per migliorare la scrittura delle e-mail e facilitare il lettore è quello di essere chiari sulla tua e-mail sin da subito. E come si ottiene questo risultato?

L’email non dovrebbe essere lunga, può essere una buona idea strutturarla con un elenco di idee. Anche i piccoli titoli in grassetto che sintetizzano l’idea dei paragrafi esplicativi dell’e-mail faciliteranno la visione strutturata del messaggio.

La realtà è che molte volte non leggi il contenuto sullo schermo parola per parola. In effetti, la maggior parte esegue la scansione di una pagina Web in un modello a forma di F. Qualunque sia l’estensione della tua e-mail, il messaggio chiave dovrebbe essere inserito nel primo paragrafo. Per un’e-mail più lunga, con molti dettagli, i titoli aiuteranno il lettore ad avere una visione più schematica e aiuteranno a migliorare la scrittura delle e-mail.

Evita email lunghe. Prova a rendere i frammenti facili da leggere. Per questo è importante usare brevi paragrafi e elenchi puntati.

Non abusare dell’uso delle parole in grassetto. Evita l’uso di lettere maiuscole, caratteri grandi, l’uso dei colori nei caratteri. Tutto ciò rallenta la lettura per l’utente e devia l’attenzione.

Hai visto come migliorare la scrittura delle tue e-mail. Ora è il momento di utilizzare una piattaforma di email marketing che ti fa risparmiare tempo negli invii. Usa il meglio, usa MDirector.

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