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Inviare mail massive con Outlook: guida pratica

26 giugno, 2019 per NewsMDirector

Per creare e inviare campagne di mail massive è meglio utilizzare un software professionale di email marketing. Ovviamente è anche possibile inviare mail massive con Outlook. Outlook usa Microsoft Word per creare la newsletter e poi inviarla automaticamente ai contatti selezionati.

Inviando campagne di mail massive è importante considerare che, in confronto a un software di email marketing professionale, Outlook ha diversi svantaggi.

Come configurare campagne massive da inviare con Outlook

Primo passo

Se vuoi che l’invio di mail massive con Outlook sia efficace cerca di usare l’ultima versione e se non ce l’hai puoi aggiornare il software. Sarà più facile e sicuro.

  1. La prima cosa da fare è accedere a Outlook e andare su ‘Pesone’ per raggiungere la lista di contatti.
  2. Poi dovrai selezionare gli utenti a cui vuoi inviare la mail.
  3. Infine clicca su ‘Combina corrispondenza’.

Secondo passo

Si aprirà una finestra dove configurare i seguenti valori:

  • Nel primo campo, il tipo di documento, scegli l’opzione ‘Modello lettera’
  • Poi, al punto ‘combina’ dovresti scegliere l’opzione ‘email’ come puoi vedere nell’esempio
  • E infine nella linea del subject del messaggio includi l’oggetto che leggeranno tutti i contatti selezionati.

Quando sei arrivato a questo punto, prenditi il tempo per creare un subject convincente. È molto importante che indipendentemente dal server mail che utilizzi per inviare le mail massive, sia un subject curato. Ricorda che è la prima cosa che vedono i destinatari della tua mail ed è l’aspetto da cui dipende l’apertura. È importante che il subject sia interessante e che spinga all’azione.

Terzo passo

Quando hai terminato i passi precedenti clicca su ‘Accetta’ e automaticamente nel tuo programma di Word si aprirà la finestra ‘Combinare’. Qui avrai una videata come quella dell’immagine.

In questa schermata devi selezionare l’opzione ‘Saluto’ che si trova nel menu ‘Scrivere e inserire campi’. Così potrai includere un saluto per ogni messaggio inviato.

Quarto passo

In questo passo dovrai considerare che le mail che includono il nome del destinatario nel subject otterranno migliori tassi di apertura rispetto alle mail che non lo includono. Ricordati di personalizzarlo.

Quinto passo

Se vuoi inviare mail massive con Outlook puoi anche includere campi aggiuntivi. Puoi cliccare su “Inserire campi combinati”. In questo punto puoi scegliere l’opzione che vuoi.

Ora ti resta solo da redigere la mail. Quando hai definito il testo del messaggio, clicca sull’opzione ‘Finalizzare e combinare’. In quel momento si aprirà un menu e dovrai cliccare su ‘Inviare messaggi mail’.

Qui potrai visualizzare come risulta la mail, il subject e potrai cliccare su ‘Accetta’. L’ultimo passo è quello di scegliere i contatti a cui inviare la mail.

Svantaggi di un invio massivo con Outlook

Questi sono alcuni contro dell’invio di mail massive con Outlook:

1 – La possibile incorretta visualizzazione della mail

Devi sapere che inviare mail massive con Outlook ha i suoi vantaggi e svantaggi. Uno dei principali vantaggi è che non serve uno strumento di email marketing professionale. Ovviamente può essere anche un inconveniente. Le mail create con Outlook possono non essere visualizzate correttamente.

Le diverse versioni di Outlook sono la causa del problema. Perché se un destinatario ha una versione più vecchia della tua, ad esempio, la tua mail massiva probabilmente non sarà mostrata correttamente.

E ciò accade molte volte, il destinatario non vorrà leggere o aprire le tue mail. Chiaramente non ti conviene.

2 – Impossibilità di personalizzazione

Uno studio di OneSpot segnala che i consumatori hanno più probabilità di effettuare un acquisto se il brand personalizza i prodotti:

  • Il 78% confessa che se riceve contenuto rilevante, aumenta l’intenzione di acquisto.
  • Il 50% degli utenti afferma che se i contenuti sono personalizzati individualmente sarebbero disposti a pagare di più.

Per questo un altro dei contro dell’invio massivo con Outlook è che non puoi personalizzare le mail. I tuoi utenti si aspettano contenuto con valore aggiunto e che risponda alle loro preferenze e interessi individuali. Che gli arrivi il contenuto che si aspettano. Per questo la personalizzazione è così importante. Ovviamente Outlook non offre strumenti di personalizzazione.

Inviando mail massive con Outlook dovrai aver chiaro che molte finiranno in spam. E non puoi permetterti di rovinare così la tua strategia. Può anche avere un impatto negativo sulla tua reputazione come brand. Gli alti tassi di rimbalzo e lamentele possono far sì che il tuo indirizzo IP sia segnalato in black list, creandoti problemi di deliverability permanenti.

3 – Non potrai analizzare i risultati della tua campagna

Un altro dei contro dell’invio massivo con Outlook e un altro grande inconveniente è che con i webmails come Outlook non potrai sapere quali sono i tassi di disiscrizione o di rimbalzo. Ciò pregiudica la gestione del tuo database.

Sai già che se non tieni pulito il tuo database avrai più probabilità che ti segnalino come spam. Quindi come detto prima può pregiudicare seriamente la tua immagine come brand.

Non potrai nemmeno analizzare le statistiche dei tuoi invii in tempo reale. Quindi non saprai se la tua campagna sta funzionando o se ci sono dei problemi. E senza questa funzione sarà complicato creare una campagna efficace e di successo. Per questo e per evitare ogni tipo di problema nei tuoi invii devi utilizzare un software SaaS come MDirector.

Come creare una campagna efficace di invio massivo di mail

Per creare una campagna di invio massivo di mail e evitare tutti questi errori, al cosa migliore è affidarsi a strumenti professionali che ti garantiscano il successo e ti aiutino a evitare questi problemi. È cruciale se vuoi che la tua campagna sia efficace.

Per questo una delle domande più importanti riguarda come trovare il migliore strumento per i tuoi invii. E uno strumento professionale per effettuare l’invio massivo di mail è la scelta migliore.

Sul mercato esistono molti software per effettuare invii massivi di mail. Per questo quando si decide bisogna scegliere quello che risponde meglio alle tue aspettative. Uno strumento che rispetti la legalità. Che funzioni con fornitori di servizi internet di qualità e ti offra le statistiche di cui hai bisogno in tempo reale oltre a un supporto tecnico quando nascono problemi o dubbi.

Come consiglio puoi provare il software di email marketing di MDirector perché è unoa delle migliori piattaforme di email marketing professionali.

Il software di invio di mail massive di MDirector ti offre la possibilità di inviare 600.000.000 mail al mese e ti offre la garanzia che i tuoi messaggi arrivino a destinazione senza problemi di spam. Si tratta di una garanzia. Inoltre ha diverse funzionalità. Eccone alcune:

  • Gallery di templates tematici per email marketing.
  • Analisi e report degli invii.
  • A/B test per ottimizzare le tue campagne.
  • Gestione delle disiscrizioni e bounces.
  • Invii automatici.
  • Viralizzazione sui social.
  • Deliverability.
  • Integra MDirector con il tuo CRM. Disporre delle API di MDirector per sincronizzare il tuo database ed effettuare le azioni necessarie è essenziale.
  • Massimizza l’impatto con una segmentazione avanzata del tuo database.
  • Anteprima delle mail su Yahoo!, Gmail, Outlook, ecc.
  • Supporto di email marketing, SMS, landing page, social e web display con retargeting.

Come saranno le nuove mail?

  • È già chiaro ma la creazione di serie di mail di benvenuto si imporrà nei prossimi anni perché serve per migliorare le conversioni e la fidelizzazione dei clienti.
  • Le mail legate al comportamento del cliente miglioreranno e arriveranno anche i consigli personalizzati via mail. Così potrai sapere quali contenuti interessano di più al cliente. La personalizzazione è essenziale.
  • È già frequente ma la creazione di mail automatizzate sarà sempre più frequente riducendo il costo e il tempo della realizzazione. Invii automatici di contenuti del blog, novità di prodotto, ecc.
  • L’arrivo dell’intelligenza artificiale all’email marketing. Sicuramente l’intelligenza artificiale non scriverà le mail ma può aiutarti a prevedere le necessità future. E di conseguenza ti aiuterà a creare il contenuto delle tue mail in forma automatica.

Stai cercando di analizzare le tue mail per identificare gli utenti più coinvolti? Sei stanco di usare diversi sistemi per creare, inviare, misurare i risultati delle tue azioni? Se hai risposto di sì, sei fortunato. Scopri oggi stesso come migliorare le tue campagne con un software efficace.

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