Enviar correos masivos con Outlook: guía práctica

Para crear y enviar campañas de correo electrónico masivas, es mejor utilizar un software profesional de marketing por correo electrónico. Sin embargo, también es posible enviar correos electrónicos masivos con Outlook. Outlook usa Microsoft Word para crear el boletín y luego lo envía automáticamente a todos los contactos que hayas seleccionado.

Al enviar campañas de correo electrónico masivas, es importante tener en cuenta que, en comparación con un software de email marketing profesional, Outlook tiene bastantes desventajas.

Cómo configurar campañas para enviar correos masivos con Outlook

Primer paso

Si quieres que el envío de correos masivos con Outlook sea efectivo intenta utilizar la última versión y si no la tienes siempre puedes actualizarlo. Te resultará más seguro y fácil.

1. Lo primero que tienes que hacer es acceder a Outlook y ir a la ficha “Personas“ para poder llegar hasta tu lista de contactos.
2. Luego, tendrás que seleccionar los usuarios a los que quieres enviar los correos masivos.
3. Por último, haz clic en la opción “Combinar correspondencia“.

Segundo paso

Se abrirá una ventana donde tendrás que configurar los siguientes valores:

1. En el primer campo donde pone el Tipo de Documento, escoge la opción de “Cartas modelo”.
2. Luego en el punto “Combinar”,  deberías escoger la opción de “Correo electrónico”, tal y como puedes ver en el ejemplo.
3. Y para terminar, en la Línea de asunto del mensaje, incluye el asunto que leerán todos los contactos que has seleccionado.

Cuando hayas llegado a este punto, tómate tu tiempo para crear una línea de asunto convincente. Es muy importante que, independientemente del servidor de email que utilices para enviar correos masivos, lo tengas muy en cuenta. Recuerda que será lo primero que vean los receptores de tu email. Y de lo que depende de que lo abran o no. Es importante que tu asunto sea atractivo y que incite a la acción.

Tercer paso

Cuando ya hayas acabado con todos los pasos anteriores, haz clic en “Aceptar” y automáticamente, en tu programa de Word se abrirá la ficha de Combinar. Aquí llegarás a una pantalla como la de la imagen.

En esta pantalla, tienes que seleccionar la opción de “Línea de saludo” que se encuentra en el menú “Escribir e insertar campos”. De esta forma, podrás incluir un saludo para cada mensaje que envíes.

Cuarto paso

En este paso deberías tener en cuenta que los correos electrónicos que incluyen el nombre del destinatario en su línea de asunto tienen mayores tasas de clics que los correos electrónicos que no lo incluyen. Acuérdate de personalizarlo.

Quinto paso

Si quieres enviar correos masivos con Outlook también puedes incluir campos adicionales. Para ello haz clic en “Insertar campo combinado”. En este punto puedes elegir la opción que quieras.

Ahora ya solo te queda redactar el email. Cuando ya hayas decidido cuál será el texto del mensaje, haz clic en la opción de “Finalizar y combinar”. En ese momento, se desplegará un menú y deberás hacer clic en “Enviar mensajes de correo electrónico”.

Aquí podrás visualizar cómo ha quedado el email y la línea de asunto que hayas escrito. A continuación haz clic en «Aceptar«. El último paso será elegir los contactos que vayas a seleccionar y enviar el correo masivo.

Desventajas de enviar correos masivos con Outlook

Estos son algunos contras de enviar correos masivos con Outlook:

1.- La posible incorrecta visualización del email

Tienes que saber que enviar correos masivos con Outlook tiene sus ventajas y desventajas. Una de las principales ventajas es que no se necesita una herramienta de email marketing profesional. Sin embargo, esto también puede ser un inconveniente. Los emails creados en Outlook pueden no visualizarse correctamente.

Las diferentes versiones de Outlook son la causa de este problema. Porque si un destinatario tiene una versión más antigua que la tuya, por ejemplo, tu correo electrónico masivo personalizado probablemente se mostrará incorrectamente.

Y si esto sucede muchas veces o repetidamente, el destinatario muy probablemente no querrá abrir y leer tus correos electrónicos. Lo que por supuesto no es nada conveniente para tu estrategia de marketing por correo electrónico.

2.- La imposibilidad de personalización

Un estudio de OneSpot indica que los consumidores tienen más probabilidades de realizar una compra si la marca personaliza los productos:

• El 78% confiesa que si se proporciona contenido relevante, aumenta la intención de compra.
• El 50% de los usuarios afirman que si los contenidos se personalizan individualmente, estarían dispuestos a pagar más.

Por eso, otro de los contras de enviar correos masivos con Outlook es que no puedes personalizar los emails. Tus suscriptores esperan contenido que ofrezca valor añadido y que también responda a sus preferencias e intereses individuales. Que les llegue el contenido por el que se han suscrito. Por eso la personalización es tan importante. Sin embargo, Outlook no ofrece ninguna herramienta de personalización.

Al enviar correos masivos con Outlook, deberás asumir que la gran mayoría terminará en la carpeta de correo no deseado o spam. Y esto no solo puede arruinar tu estrategia por las pocas tasas de apertura. También puede tener un impacto negativo en tu reputación como marca. Las altas tasas de rebote y quejas de spam pueden hacer que tu dirección IP se añada a una lista negra. Lo que dará lugar a problemas de entrega permanentes.

3.- No podrás analizar los resultados de tu campaña

Otro de los contras de enviar correos masivos con Outlook y se puede decir que es otro gran inconveniente es que con los webmails como Outlook no podrás saber de manera automática las tasas de las bajas ni los rebotes. Y esto perjudica a la gestión de tu base de datos.

Ya sabes que si no tienes limpia tu base de datos tendrás mayores posibilidades de que te marquen como spam. Por tanto y como se ha comentado anteriormente puede perjudicar seriamente a tu imagen de marca y reputación.

Tampoco podrás analizar las estadísticas de tus envíos en tiempo real. Con lo que no sabrás si tu campaña está funcionando o no y cuál es el problema real de que no funcione. Y sin ellas será muy complicado que crees campañas efectivas y exitosas. Por eso, y para evitar todo tipo de problemas en tus envíos debes utilizar un software SaaS como el de MDirector.

Cómo crear una campaña efectiva de envío masivo de emails

Para crear una campaña de envío masivo de emails y evitar todos estos errores, lo mejor es que confíes en una herramienta profesional que te garantice el éxito. Y te ayude a evitar todos estos problemas. Es crucial si quieres que tu campaña sea efectiva y exitosa.

Por eso una de las cuestiones más importantes, es que encuentres la mejor herramienta para tus envíos. Y una herramienta profesional para realizar el envío masivo de emails es la mejor opción.

En el mercado existen muchos softwares para realizar campañas de envíos masivos de correo electrónico. Por eso a la hora de decidir elige el que mejor responda a tus expectativas. Uno que respete la legalidad. Que funcione con proveedores de servicios de Internet de calidad y te proporcione las estadísticas que necesitas en tiempo real. Y un soporte técnico para cuando surjan los problemas y dudas a la hora de ponerlo en marcha.

Como recomendación, puedes probar el software de email marketing de MDirector. Porque es una de las mejores plataformas de email marketing profesionales.

El software de envío de correos masivos de MDirector te da la opción de mandar más de 600.000.000 de correos al mes. Y te proporciona la garantía de que los mensajes enviados lleguen a tus destinatarios sin ningún problema de spam. Y esto, ya es de por sí una garantía. Pero además, tienes muchísimas más funcionalidades dentro de la plataforma. Estas son algunas de ellas:

• Galería de plantillas temáticas para Email Marketing.
• Análisis e informes de tus envíos.
• Test A/B para optimizar tus campañas.
• Gestión de bajas y bounces automáticas.
• Envíos automáticos de emails.
• Viralización en redes sociales de envíos de Email Marketing.
• Entregabilidad de tus emails.
• Integra MDirector con tu CRM. Disponer de la API de MDirector para poder sincronizar tu base de datos y realizar las acciones que necesites entre ambas aplicaciones es un elemento a considerar.
• Maximiza el impacto con una segmentación avanzada de tu base de datos.
• Vista previa de emails en Yahoo!, Gmail, Outlook, etc.
• Soporte en español de Email Marketing, SMS, landing pages, social y web display con retargeting.

¿Cómo serán los nuevos emails?

• Ya es un hecho pero la creación de series de emails de bienvenida se impondrán a lo largo de los próximos años. Porque sirven, entre otras cosas, para mejorar las conversiones y la fidelidad del cliente hacia la marca.
• Los emails relacionados con el comportamiento del cliente también irán en aumento.  Por otra parte, las recomendaciones de producto llegarán a los emails. Así podrás saber los contenidos o productos en los que el cliente está más interesado. En la personalización está la clave.
• Ya es frecuente pero la creación de emails automatizados se hará todavía más frecuente reduciendo el coste y el tiempo para su realización. Envíos automáticos de contenidos de un blog, novedades de productos, etc.
• La llegada de la inteligencia artificial al Email Marketing. Seguramente la inteligencia artificial no escribirá los emails pero sí que te puede ayudar a predecir futuras necesidades. Y en consecuencia, te ayudará a crear el contenido de tus emails de forma automática.

¿Estás buscando empezar a analizar tus correos electrónicos e identificar a tus suscriptores más comprometidos? ¿Estás cansado de usar múltiples sistemas para crear, enviar, rastrear y medir los resultados de tus envíos? Si has respondido que sí, estás de suerte! Descubre hoy mismo cómo puedes mejorar tus campañas con un efectivo software de email marketing como el de MDirector.