Automatizar emails, una práctica infalible para ahorrar tiempo

¡Ahorra tiempo! Automatiza tus envíos de email

17 febrero, 2017 por NewsMDirector

automatización de emails

Los  emails automatizados son aquellos mensajes de correo electrónico que se lanzan sin necesidad de que haya una persona detrás realizando cada uno de los envíos. Automatizar emails es una de las prácticas que no siempre se aplica pero que ayuda mucho a la hora de comunicarse con los usuarios.

Ya que con estos emails podrás trabajar en el refuerzo del engagement. Pero si los usuarios odiamos las comunicaciones frías y distantes que las máquinas nos proporcionan, ¿qué tiene de especial automatizar emails para que cambiemos de opinión frente a estos impactos?

La respuesta es sencilla. El hecho de automatizar emails significa que dirás lo justo y necesario, al contacto pertinente y en el momento oportuno. Y no hay nada mejor en una comunicación entre marca y cliente que ser claro, conciso y rápido.

¿Cómo saber cuál es el mejor momento para automatizar emails?

datos de tasa de aperturas

Automatizar emails tiene una ventaja fundamental que hará que te decantes por implantar esta estrategia. Sus tasas de apertura superan con creces a los emails normales, por lo que te asegurarás de que el destinatario lea lo que tienes que decirle.

Los datos de “The transactional Email Report” aseguran que automatizar emails no solo proporciona mejores resultados. Sino que además los usuarios los leen repetidamente y generan más ingresos. Por eso mismo debes aprovechar la ocasión. Si sabes que esperan tus mensajes y que, además, los leen, no te conformes con emails estándares. Trabájalos de manera adecuada.

Quizás te estés preguntando cómo lograr esa precisión para decir y hacer siempre lo correcto cara al usuario. Todo parte de la creación de una buena base de datos. Este es el pilar de cualquier estrategia. Conseguir captar buenos leads y de calidad determinará el funcionamiento de tu negocio.

Tanto es así que, según los datos de HubSpot, el 74% de los responsables de marketing asegura que la captación de leads de calidad se ha convertido en su principal prioridad. Tu base de datos estará formada por una lista de contactos y clientes. Y en el momento en el que un usuario pase a estar dentro de ella, significará que ya es parte de tu negocio.

A continuación deberás trabajar las relaciones con estos contactos. ¿Cómo los cuidas?, ¿Consigues que permanezcan contigo?, ¿Adoptas técnicas de email para conseguir Brand Advocates o los tratas a todos como iguales?

El valor de la segmentación

Hemos llegado al punto crucial para poder cuidar y mimar a tus listas de contactos. Independientemente de si quieres automatizar emails, lanzar una newsletter o enviar ofertas, para que cada estrategia de email resulte efectiva deberás segmentar tu base de datos.

¿Sabías que un 83% de las marcas no lleva a cabo un buen análisis de su base de datos? De hecho, según los datos de Adestra, ese mismo porcentaje utiliza sistemas básicos de segmentación para personalizar sus emails. ¿Estás dentro de ese porcentaje?

Además, el mismo estudio apunta que aquellas marcas que llevan a cabo procesos y análisis exhaustivos para mejorar la personalización de sus emails obtienen el doble de conversiones que aquellas que no lo hacen.

Solo si segmentas tu base de datos podrás detectar los gustos y hábitos de tus contactos, y solo así podrás personalizar cada mensaje.

¿Qué emails automatizamos?

Antes de ponerte manos a la obra vamos a hacer un repaso de los tipos de emails automatizados más habituales que puedes enviar a tus usuarios. Recuerda que cada uno se enviará en  un momento concreto.

Si lo que quieres es ahorrar tiempo con este tipo de comunicaciones es interesante que conozcas todas las opciones. Así podrás trabajar sobre ellas y personalizar tus contenidos a partir de los diferentes tipos de emails.

1.- Emails de bienvenida

automatizar emails de bienvenida

Automatizar emails para enviar comunicaciones desde el primer contacto es fundamental para crear una imagen de marca. Los emails de bienvenida, en este caso, tienen mucho que ofrecerte en este aspecto.

El usuario ha decidido suscribirse a tu newsletter y formar parte de tu negocio. Y, por ello, tu primera comunicación debe dejar el listón muy alto. Además, los emails automatizados tienen altas tasas de apertura porque los usuarios esperan recibirlos. Fíjate en los siguientes datos de EasySMTP:

  • Automatizar emails de bienvenida aporta un 320% de ingresos más que cualquier otro tipo de email promocional.
  • La tasa de apertura es un 86% más elevado.
  • Su tasa de clics también aumenta. Nada más y nada menos que en un 196%.

Si los usuarios esperan estos emails, en parte es porque tienen algo que les hace falta. Normalmente suele ser un código de activación o información relevante acerca de una conversión. Lo interesante es que al automatizar emails de bienvenida tengas en cuenta los siguientes aspectos:

  1. El nombre de quien envía el mensaje. Normalmente, tu marca.
  2. El asunto del email. Los correos electrónicos que incluyen el nombre del destinatario en su línea de asunto tienen mayores tasas de clics que los correos electrónicos que no lo incorporan, según HubSpot.
  3. El cuerpo del mensaje.
  4. La llamada a la acción.

2.- Felicitaciones de cumpleaños

automatizar emails de cumpleaños

Los correos electrónicos para felicitar el cumpleaños son, quizás, el ejemplo más común si queremos que entiendas qué significa automatizar emails. Tanto es así que toda campaña que se precie incorpora emails de felicitaciones.

El destinatario, por su parte, no solo se sentirá agradecido al recibir esta sorpresa, sino que también estará siendo incitado a realizar una compra. Normalmente, los emails automatizados para fechas especiales como ésta incorporan ciertas promociones como regalo. Algo que el usuario sentirá como único y personal. Solo para él.

De esta manera conseguirás reforzar el engagement y hacer que el receptor mejore su imagen hacia tu marca y acercarse a la conversión.

3.- Emails de confirmación

automatizar emails de confirmación

Automatizar emails de confirmación te servirá para ponerte en contacto con tu cliente en el momento en el que realice una conversión. De esta manera le confirmarás de que todo ha ido correctamente y tendrá un seguro sobre el que quedarse tranquilo. Es decir, le quedará claro que la operación que ha desarrollado ha salido correctamente.

Normalmente estos correos incluyen datos concretos y proporcionan información para contactar con la marca. En este caso, como puedes ver en el ejemplo de Renfe el email no solo aporta una confirmación de la compra. Sino que, como adjunto, incorpora el billete con el que viajar.

4.- Citas y vencimientos

automatizar emails de vencimientos

Sabemos lo difícil que es mantener viva la llama con tus clientes. Ya no sabes cómo sorprenderles y cómo mostrarles que vives por y para ellos. Pero puedes darle la vuelta.

Automatizar emails con recordatorios de citas, fechas u ocasiones especiales para la marca es una buena manera de no apagar la llama. Si tu negocio ofrece servicios médicos o cualquier otro tipo de servicio al que se tenga que acudir periódicamente te resultará perfecto. De esta manera no solo ahorrarás tiempo, sino que entregarás información útil al destinatario.

Imagina que tu empresa es una clínica dental y que has dado cita a un cliente para dentro de un mes. Una buena práctica sería automatizar emails para los días previos a la cita. De nada servirá que le envíes un recordatorio en el mismo momento en el que ha cogido la fecha y la hora para la consulta. Unos días antes sorpréndelo con un mensaje en el que le recuerdes que no se le debe olvidar acudir. 

Emails para evitar perder cientes

Pero no te centres solo en eso. Automatizar emails de este tipo también hace referencia a recordatorios sobre vencimientos.

Siguiendo con el ejemplo, debes hacer hincapié en que perder clientes sale caro. Por lo tanto lo mejor que puedes hacer para evitar que te dejen es automatizar emails de vencimiento.

Recibir un impacto días antes de que se acerque la fecha de vencimiento de determinado servicio podría funcionar para recuperar al cliente e impulsarlo para renovar su contrato.

5.- Emails de recordatorio o notificación

automatizar emails de confirmación

Los emails de notificación o de recordatorio buscan mantener informados a los clientes. Sobre todo si se trata de temas de pagos o de seguimiento de envíos. Este tipo de emails transaccionales son esenciales para seguir en contacto con los usuarios, aportándoles una información importante en los momentos necesarios.

Además, es muy común que al automatizar emails de notificación el usuario espere estos mensajes para utilizarlos como factura. Por lo tanto asegúrate de que no falte en ninguna de tus comunicaciones.

6.- Promoción de eventos

automatizar emails de eventos

Lo más lógico es que si dedicas tiempo y trabajo en organizar un evento, desees que asista el mayor número de personas posible.

Para lograr aumentar la participación puedes automatizar emails. De esta manera, podrás recordar a tus usuarios unos días antes de que se celebre que pueden participar. De la misma manera una vez que finalice la cita puedes automatizar emails con contenido exclusivo que recoja lo mejor del evento.

Es una forma muy fácil y rápida de conseguir más asistentes invirtiendo muy poco tiempo. Tan sólo aplicando una estrategia de automatización sencilla.

7.- Automatizar emails para usuarios inactivos

automatizar emails para usuarios inactivos

Automatizar emails para usuarios inactivos conseguirá causar unos efectos parecidos a los emails de vencimiento. No obstante, no son lo mismo.

Ahorrarás mucho tiempo programando este tipo de emails. Y además le mostrarás al usuario la otra cara de la moneda. Tú no quieres perder el tiempo ni quieres que él lo pierda. Recuérdale que sigues ahí, pero una buena práctica es que también le muestres el camino más fácil para darse de baja.

Es arriesgado, pero al menos le dejarás un buen sabor de boca. Esto quiere decir que no le resultarás una marca con comunicaciones intrusivas que hace todo lo posible por que se quede contigo. A veces en la sencillez y en ser directo está la clave.

8.- Y también para recuperar el carrito abandonado

automatizar emails carrito de compra

El objetivo de estos emails es que, ante estas situaciones en las que se abandona un carrito de la compra, el cliente pueda recuperar aquellos productos o servicios que un día estuvo a punto de comprar.

Es un email recordatorio. Suele ser recomendable automatizar emails para enviar mensajes a estas personas ofreciéndoles promociones especiales. O simplemente recordándoles que llevan mucho tiempo inactivos en su cuenta y animándoles a volver.

Así se incitará al usuario para volver a contactar con la marca y gracias a este email vuelva a ojear la página web para ver todo lo que ofrece la compañía en ese momento. Una buena manera para recuperar a todos aquellos clientes perdidos.

 

9.- Nuevas entradas al blog o repaso de los mejores contenidos

automatizar emails de blogs

Como sabes, el blog es un arma vital para la supervivencia de muchos sitios web, así como para su posicionamiento. Es un instrumento muy potente para compartir conocimientos, aumentar los suscriptores y reforzar el engagement. Pero, ¿todos tus clientes leen tu blog?

Automatizar emails recordando nuevas entradas o la selección de tus mejores posts es algo que te ahorrará tiempo y potenciará los resultados. ¿Por qué no aprovechas y automatizas un mensaje en el momento en el que publicas un post?

Te asegurarás de que el destinatario ha sido notificado de la disponibilidad de nuevos contenidos. E incitarás a que los lean. Este tipo de campaña permite a las marcas renovar su imagen y su importancia a ojos del usuario.

10.- Feedback

automatizar emails de feedback

El proceso de compra suele terminar con un email pidiendo una valoración del servicio o de los productos. La principal diferencia de automatizar emails de feedback con el resto de los tipos de mensajes es que, en este caso, es la propia marca la que pide datos a los clientes.

Los otros emails son esperados por aportar información relevante para el usuario. Pero éstos piden datos importantes para la empresa. Para que los emails de solicitud o feedback se cumplimenten, te recomendamos que propongas un procedimiento de lo más sencillo.

Además, si puedes, siempre es interesante ofrecer algún incentivo para que el usuario te ofrezca su feedback.

Las estrategias que trabajan para automatizar emails también suelen utilizarse para las felicitaciones de cumpleaños, recordatorios de aniversarios de la marca y todo tipo de fechas especiales. La clave está en conocer tanto al usuario y en su relación con tu marca que te resulte automático dar con fechas y momentos determinados.

11.- Lanzamiento de un curso o servicio especial

automatizar emails

Ofrecer técnicas y cursos gratuitos mediante tus emails puede ser una muy buena práctica para mantener a tus usuarios. Además, te ayudará a detallar tu base de datos, ya que los que acepten tendrán intereses por temas concretos. Y sabrás por donde tirar a la hora de impactarlos.

Automatizar emails con este tipo de acciones te ayudará a construir una identidad de marca más fuerte ante los usuarios y ante la competencia.

Como ves, adoptar una estrategia para automatizar emails es más que necesario. Por ese motivo, en MDirector hemos creado una herramienta con la que podrás crear este tipo de envíos y aprovechar al máximo tu estrategia de email marketing.

¿Quieres ahorrar tiempo y salir ganando? Regístrate ahora mismo y empieza a sorprender a tus usuarios con emails automatizados.

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